Organisation & betriebliche

Informationssysteme

Der Begriff Informationssysteme

Betriebliche Informationssysteme haben die Aufgabe, die einzelnen Stellen (Arbeitsplätze) im Betrieb und das betriebliche Umfeld (Lieferanten, Kunden) mit brauchbaren Informationen zu versorgen. Typische Folgen eines schlechten Informationssystem sind: Fehlplanung, Versäumnis von Reaktion und Kostenexplosion.

Der Informationsbedarf

Der innerbetriebliche Informationsbedarf ist wichtig für die Unternehmensführung. Diese setzt die Informationen nach bestimmten Regeln in Entscheidungen um. Dieser Prozess hängt von folgenden Faktoren ab:

O     Führungsstil

O     Ziele des Unternehmens

O     Aufbau- und Ablauforganisation

O     Methoden der Entscheidungsfindung.

Oft sind mangelnde Informationen die größten Schwachstellen von Kleinbetrieben. Eine übersichtliche Datenverwaltung und -verarbeitung ist daher sehr wichtig. Dazu sollte es einen EDV-Organisator geben, der den Informationsfluss nach den Zielen der Unternehmensführung gestaltet, dh. er sorgt dafür, dass brauchbare Daten zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung stehen.

Weiters muss der Informationsfluss im Unternehmen geplant werden. Im wesentlichen gibt es 2 Informationswege, den horizontalen (zwischen gleichrangigen Stellen = Kommunikation) oder den vertikalen (von oben nach unten oder umgekehrt). Informationen müssen natürlich nicht immer den gesamten Betrieb durchlaufen. Ziel ist nur, dass alle Stellen rechtzeitig und mit allen benötigten Daten versorgt werden.

Informationsbedarf & Management

Die 5 Management-Funktionen (Zielsetzung, Planung, Entscheidung, Durchführung und Kontrolle) können als Regelkreis dargestellt werden. Aus der Sicht des Managers besteht ein Betrieb aus Regelkreisen, die über Führungskräfte verschiedener Ebenen miteinander verbunden sind. Jeder Arbeitsplatz eines Betriebes ist mit brauchbaren Informationen zu versorgen. Diese Versorgungsaufgabe hat die EDV zu erfüllen.

Die wichtigste Aufgabe einer EDV-Organisation besteht also darin, brauchbare Informationen für das Management zu liefern. Brauchbar sind Daten dann, wenn sie aktuell, richtig und im notwendigen Ausmaß verdichtet sind. Unter Verdichtung versteht man die Zusammenfassung von Einzeldaten zu einer aussagekräftigen Kennzahl. In der Finanzbuchhaltung und in der Kostenrechnung findet in erster Linie eine Verdichtung von Daten statt.

Aufbau von betrieblichen Informationsystemen

Organisationsaufgaben in der EDV werden meistens als Projekt und somit durch Teamwork gelöst. Um die Lösung des Problems anzugehen, muss man aber nicht nur ein passendes Team zusammenstellen, sondern auch einen Plan aufstellen. Da es meistens viele Arten gibt, eine Aufgabe in Angriff zu nehmen, gibt es Hilfsmittel, wie Meilensteinlisten oder das Phasenmodell, die es erleichtern den Überblick zu behalten.

Projektmanagement

Ein EDV-Projekt ist in 7 zeitlich aufeinander folgenden Stufen abzuwickeln, die beim Phasenmodel genauer erklärt werden. Der Projektleiter hat nicht nur auf die formale Abwicklung des Projektes, sonder auch auf die Einhaltung bestimmter Regeln zu achten. Diese beinhalten zB die Pflicht zur Einhaltung von Terminen, Hinweise auf das Verhalten wenn Fehler auftreten, die beizulegenden Dokumentationen usw. (S263, IV Jhg.)

Teambildung

Die Teambildung ist wesentlich mitverantwortlich für den erfolgreichen Ausgang eines Projektes. Dabei sollte vor allem darauf geachtet werden, dass das Team aus einer Entscheidungsgruppe, EDV-Fachleuten, Anwendern, externen Beratern sowie Hilfskräften besteht.

das phasenmodell

Das Phasenmodell ist eine sinnvolle Technik zur Lösung von komplizierten Organisationsaufgaben, wie der Einführung eines EDV-Systems. Als erster Schritt muss ein Terminplan erstellt werden. Die verschiedenen Arbeitsphasen können sich oft auch überschneiden. Das sollte ca. so aussehen:

Arbeitswochen

ZIELE

Als erstes müssen die Ziele präzise festgelegt und dokumentiert werden. Es sollte darauf geachtet werden, dass überprüfbare Fakten enthalten sind. Am genauesten lassen sich die Ziele mit Hilfe von Prozentsätzen festlegen - zB Erhöhung der Produktivität um 7 %.

IST-Aufnahme & IST-Analyse

Der Momentanzustand soll mit besonderem Gewicht auf folgenden Punkten gezeigt werden.

O     Organisation der Zuständigkeiten und Arbeitsabläufe

O     Schwachstellenanalyse des vorhandenen Systems

O     Erwartungen an das neue System

O     Weg der Daten

O     Größe der Datenmengen

Dazu sind allerdings genaue Informationen nötig, die oft erst beschafft werden müssen.

Die Datenerhebung lässt sich mit Hilfe von mündlichen und/oder schriftlichen Mitarbeiterbefragungen, Beobachtungen am Arbeitsplatz, mit Hilfe von Protokollen oder Analyse von Dokumenten durchführen.

Das größte Problem liegt dabei meistens im Widerstand der Mitarbeiter, die Angst vor der Veränderung oder dem Verlust ihres Arbeitsplatzes haben. Es ist sehr wichtig, die Betroffenen von der Bedeutung des Projektes zu überzeugen, da sonst unmotiviert gearbeitet wird und die Qualität der Informationen darunter leidet.

Oft bereitet es auch Schwierigkeiten, herauszufinden, was wesentlich für die Analyse ist. Die üblichen Abläufe in der Firma brauchen nicht detailliert festgehalten werden, sehr wichtig sind aber alle Abweichungen und ihre Gründe.

Nach der TOP-DOWN-Methode wird die Gesamtaufgabe analysiert. Dazu teilt man sie in kleine Teilaufgabenbereiche. Im Aufgabenplan wird der Zusammenhang der zerlegten Aufgaben durch Pfeile übersichtlich dargestellt. Auch Ausnahmefälle müssen berücksichtigt und ihre Häufigkeit und Ursachen dokumentiert werden.

Bei der Wahl der Software gibt es unzählige wichtige Dinge, besonders sollte man aber die Schlüssel- und Nummernsysteme beachten. Viele Programme lassen nur Nummern mit bestimmter Länge oder Aufbau zu, die mit den im Betrieb gebräuchlichen Systemen vielleicht nicht konform sind. Bei der Entscheidung über die richtige Hardware hilft ein Mengengerüst. Durch Art und Umfang der jetzigen Geschäftsfälle und der zukünftigen Entwicklung werden die wichtigsten Informationen, wie Anzahl der Bildschirmstationen, Druck- und Speicherkapazität, Leistung und Anforderungen hergeleitet.

Eine Schwachstellenanalyse soll anschließend genau aufzeigen, wo von dem neuen System Verbesserungen erwartet werden. Dazu gibt es genaue Fragenkataloge für jede Aufgabe. Außerdem stellt sich heraus, ob der Betrieb überhaupt "organisatorische Reife" hat, dh. ob die Abläufe vollständig und gut organisiert genug sind, um von der EDV übernommen zu werden. Die häufigsten Schwachstellen sind

O     Personalprobleme (Überlastung, schlechte Ausbildung, )

O     Organisationsprobleme (Redundanzen, Fehler, )

O     Terminprobleme (Rückstände)

O     Informationsprobleme (zu wenig, zu späte Infos)

O     Organisationsniveau und Führungsstil (schlechtes Betriebsklima, Koordinationsmängel,)

Bis auf den letzten Punkt lassen sich alle Schwierigkeiten mit der richtigen EDV-Unterstützung lösen oder zumindest erheblich erleichtern.

Soll-Konzept

Das Soll-Konzept entsteht aus

O     den Zielvorgaben

O     den Ergebnissen der IST-Analyse

O     zusätzlichen Anforderungen

Es soll genau beschreiben, was das EDV-System zu leisten hat. Wichtig ist, dass die interne Organisation vorher so geregelt wird, dass alle Voraussetzungen für den Einsatz der gewählten Software vorhanden sind.

Dieses Konzept ist auch die Grundlage für das Pflichtenheft, das den Anbieter über alle (speziellen) Anforderungen informieren soll. Allerdings ist es ratsam, dabei die Unterscheidung zwischen notwendigen oder wünschenswerten Funktionen zu treffen, damit die Auswahl nicht zu sehr eingegrenzt wird.

Für die Leiter des Projektes ist es sinnvoll, Fachliteratur anzuschaffen. Um den Überblick zu behalten, muss außerdem zu jeder Aufgabe eine Kurzbeschreibung zusammengestellt werden.

Kaufmännische Realisierung

In dieser Phase des Projektes kommt es darauf an, sich mit der aktuellen Marktsituation zu befassen und geeignete Anbieter zu finden. Die Angebote werden mit Hilfe des Pflichtenheftes eingeholt, das genaue Angaben sowohl über allgemein Unternehmensdaten als auch genaue Organisationsstrukturen, Datenwege und andere bis jetzt zusammengestellte Daten (Terminplan, Mengengerüst) enthält.

Anschließend wird das passende Angebot ausgewählt. Dazu werden alle, die bis zu einem bestimmten Termin eintreffen, kontrolliert und mit dem Pflichtenheft verglichen. Aus den in Frage kommenden wird schließlich nach sorgfältiger Überlegung (zB Scoringmethode) der beste Anbieter herausgesucht und der Auftrag vergeben.

Technische Realisierung

Damit ist nichts anderes als die Installation der Hard- und Software gemeint. Der Bogen reicht hier vom Einbauen der Steckdosen bis zur Einrichtung der Anwendersoftware.

Einführung

Wenn alles installiert ist, müssen Datenstämme eingegeben bzw. übernommen werden. Verschiedene Kleinigkeiten wie Treiber und Codes werden noch an das Unternehmen angepasst und die Einschulung der Mitarbeiter beginnt.

Kontrolle

Mit diesem Punkt wird das EDV-Projekt beendet. Das Projektteam prüft, ob man alle Ziele, die am Anfang gesetzt wurden, erreicht hat. Die letzten Mängel werden ausgebessert und Wartungsverträge abgeschlossen. Diese letzte Phase nimmt manchmal Jahre in Anspruch.