Referat Übertragung unterbrochen - Adobe Acrobat

Adobe Acrobat

Ein Referat am Institut für Technologie und Planung Druck, HdK Berlin, Januar

Inhalt

Einleitung

Elektronischer Papierersatz

Adobe Acrobat

PDF

Die Multiple-Master-Technologie

Datenkompression Komponenten von Acrobat Acrobat Reader

Acrobat Writer

Acr>

Übertragung unterbrochen

>Acrobat Exchange

Acrobat Search Acrobat Catalog Acrobat Capture Interneteinsatz

Netscape Konfigurieren für PDF InternetLink

Einsatzmöglichkeiten des PD Formats

im Unternehmen

für Corporate Design Richtlinien

für Präsentationen

bei Korrekturzyklen

für die BelichtungSchlussbemerkung

Einige Überlegungen am Rande

Einleitung

Die Entwicklung der Adobe Acrobat Technologie und des damit verbundenen Portable Document Formats ist eine der heutigen Möglichkeiten, wenn es um systemunabhängigen Dokumentenaustausch geht mit gleichzeitig treuer visueller Wiedergabe.

In diesem Referat gebe ich eine Einführung in dieses Thema, vermittle jedoch nicht tiefere Kenntnisse. Vielmehr soll es Anregungen geben und Euer Wissensspektrum erweitern.

Inhalt

Elektronischer Papierersatz

Seit der Einführung des Computers in das alltägliche Leben wurde die Idee papierloser Informationsverteilung immer stärker, bzw. es wurde angenommen, daß dies zu einer Minderung des Papierverbrauchs führen würde. Leider ist bekannterweise genau das Gegenteil passiert. Zu fast jedem elektronisch erstellten Dokument gibt es eine ausgedruckte Version.

Z.B. im Unternehmen. Jeder Auftrag, jede Rechnung oder ähnliches wird auf Rechnern gespeichert und in mindestens zweifacher Ausführung ausgedruckt. Für den Kunden und für den Betrieb. Danach werden die gedruckten Unterlagen noch sortiert und in Ordnern geheftet bzw. archiviert. Möglicherweise braucht dann irgendwer auch noch schnell mal 'ne Kopie Das dies zu erheblichen Kosten führt, ist kein Wunder, jedoch werden diese Kosten in Kauf genommen. In diesem Zusammenhang spielen aber auch Datensicherung, Datenschutz und die

Nachweisbarkeit der Authentizität der Dokumente eine wichtige Rolle.

Die wichtigste Voraussetzung für eine papierlose Welt ist aus meiner Sicht jedoch die Akzeptanz des Menschen. Zum einen ist es die mangelnde Erfahrung mit elektronischen Daten. Zum anderen spielen physische und psychische Gründe - das Taktile und das Possessive - wichtige Rollen. Das Motto 'nur Bares ist Wahres' oder 'das handfeste, schwarz auf weiß gedruckte' Blatt haben immer noch mehr Gewicht als elektronische Daten. Dies zu beeinflussen versucht die von Adobe entwickelte Acrobat-Technologie mit dem PD Format (Portable Document Format

Inhalt

Adobe Acrobat

Acrobat ist eine Software, die von der Firma Adobe entwickelte wurde. Sie eignet sich für elektronischen

Dokumentenaustausch und archivierung. Diese Eigenschaften machen sie vielseitig anwendbar.

PDF

PDF (Portable Document Format) ist ein Dateiformat, das auf der Seitenbeschreibungssprache für Drucker und

Bildschirme - dem PostScript - beruht. Die Hauptvorteile der PostScript-Sprache bzw. der Programmierung sind ihre Ausgabegerät- also ihre Auflösungsunabhängigkeit, sowie ihre Unabhängigkeit vom Betriebssystem. PostScript Dokumente haben jedoch einige Nachteile, um zum Austausch- oder Archivierungsformat zu werden wie:

* PostScript erzeugt große Dateien

* Die Suche nach Textstellen ist schwierig

* Keine Möglichkeit der Schriftsubstitution

* Lineare Anordnung der Seiten erschwert ihren freien Zugriff

Das PD-Format ist kompakter, einfacher und schneller als PostScript. PDF-Dateien beschreiben Dokumente jeder Länge und Kombination von Text, Grafik, Bildern und Farben. Gleichzeitig nutzt es noch verschiedene Kompressionsverfahren, die geräteunabhängige Farbe des PostScript Level , die Type 1 und MultipleMaster Schrifttechnologie sowie die Hypertext Methode. PDF ist eigentlich entwickelt worden, um Seiten jeglicher Publikationen - von Briefbogen bis hin zu Büchern - in ihrer ursprünglichen Art wiederzugeben. Während es die PostScript-Sprache für die visuellen, druckbaren Teile benutzt, beschreibt das PD Format auch noch Informationen über Lesezeichen (bookmarks), Mini Darstellungen thumbnails), Verknüpfungen links) sowie Anmerkungen (notes). Diese Elemente werden für die elektronische Ausgabe genutzt.

Lesezeichen verweisen auf feste Stellen im Dokument durch inhaltliche Beschreibung sowie hierarchische

Anordnung.

Mini Darstellungen helfen dem Benutzer bzw. Leser, den Überblick zu erhalten sowie ein schnelles

Durchsehen/Durchblättern des Dokuments.

Verknüpfungen dienen der Navigationshilfe. Sie bestehen aus einer Quelle und einem Ziel. Sie erlauben das Springen zu verwandten Themen, zu anderen Teilen des Dokuments oder auch zu anderen Dokumenten bzw. zu anderen Netzwerken.

Anmerkungen ahmen die bekannten Klebezettel nach. Hier k nnen kurze Mitteilungen eingegeben werden.

Die Multiple-Master-Technologie

Ein weiterer wesentlicher Bestandteil von PDF Dateien bzw. der Acrobat-Technologie, der bei der Textausgabe

benutzt wird, ist die Multiple-Master-Technologie mit ihren interessanten typographischen Eigenschaften. Normalerweise muß der/die LeserIn eines Dokuments bei der Textausgabe darauf achten, daß er/sie die Schrift, mit der der Text dargestellt werden soll, im eigenen System installiert hat - anderenfalls kommt es zu einer nicht treuen Wiedergabe sowie möglicherweise zur Umformatierung des Dokuments (denkt nur mal an den Hinweis eures Druckers: Schrift nicht gefunden, ersetze durch Courier. . Alle Schriften zu besitzen ist jedoch bei der heutigen Schriftenvielfallt kaum möglich.

Hierzu wird die MM-Technologie eingesetzt. Es sind zwei MM Schriften - eine Schrift mit Serifen (die AdobeSerif MM) und eine ohne Serife (die AdobeSans MM) - mit einer Datenbank, die Werte für Laufweiten regulärer Schriften beinhaltet, anhand welcher die Schriftcharakteristiken der fehlenden Schriften nachgeahmt werden. Dadurch ist einigerma en eine treue Wiedergabe der Schriften und der Formatierung gewährleistet. Eine Einschränkung muß aber erwähnt werden. Diese Schriftensimulation funktioniert nur bei lateinischen Schriften, bzw. bei Serifen- und serifenlosen Schriften. Bei anderen Sprachen und anderen Schriftarten muß die Schrift im PDF-Dokument enthalten sein - sei es durch Einbettung der gesamten Schrift oder durch Einbettung der Zeichen, die im Dokument tatsächlich benötigt werden. Dies bewirkt zwar eine kleinere Datei, st t jedoch auf Probleme der illegalen Verbreitung von Schriften. Aus solchen Dateien können nämlich die Daten der Schrift extrahiert und für die Herstellung wiederbenutzt werden, ohne daß man selbst ein Nutzungsrecht für die Schrift erworben hat.

Datenkompression

Insbesondere beim Online-Publizieren sind geringe Datenmengen wichtig. Normale PostScript Dateien wachsen sehr schnell an, was bei der heutigen Übertragungsgeschwindigkeit für den Sender bzw. den

Empfänger nervig und kostspielig ist. Deshalb sind folgende Maßnahmen von Vorteil bei PDF-Dateien und tragen zur Datenminderung bei: Die Kompressionsalgorithmen von PostScript Level 2 reduzieren den Platzbedarf von Rastergraphiken, Objektgraphiken und Text. Optimierte Zeichenanweisungen ermöglichen eine sehr kompakte Darstellung der graphischen Elemente. Downsampling (das Herunterrechnen) der Auflösung, wenn mehr Bildinformation nicht mehr bringt. Standardisierte Anweisung und das Entfallen des PostScript-

üblichen Prologs (bringt um die 0 KB weniger). Einbettung der Schriften-Untergruppen bzw. der Zeichen, die

im Dokument tatsächlich benötigt werden statt der gesamten Schrift.

Desweiteren werden industriestandardmäßige Kompressionsverfahren wie JPEG, LZW, CCITT Gruppe 3 und

4, und Run Length benutzt, um Dateigrößen gering zu halten, die Leistung zu steigern und bessere

Übertragungsgeschwindigkeit zu gewährleisten.

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Komponenten von Acrobat

Acrobat besteht aus mehreren Produkten, die ich kurz darstellen möchte. Jedoch stehen nicht alle Produkte allen

_{Betriebssystemen zur Verfügung. Folgende Tabelle schafft einen Überblick.}

+ vorhanden ? geplant - nicht vorhanden

Acrobat Reader

Das Programm dient, wie der Name sagt, dem Lesen von PDF-Dateien. Angefangen hat es als eigenständiges Programm, bald jedoch vermi te man die Anbindung ans Netz. Inzwischen ist es durch Erweiterungen zum Bestandteil des Netzes geworden. In den ersten Versionen mußten die gesamten PDF Dateien vom Netz heruntergeladen und auf eigener Festplatte gespeichert werden. Danach wurde der Acrobat Reader gestartet. Acrobat Reader 0 ist weiter entwickelt worden und mit dem Netscape Navigator 0 und dem Microsoft Internet Explorer 0 verbunden. Will man also eine PDF-Datei lesen, genügt es, den Link anzuklicken und der Reader öffnet sich innerhalb des Browsers. Mittlerweile muß nicht mehr die gesamte PDF Datei gespeichert werden, um sie zu lesen. Denn das Format ist so aufgebaut, daß wahlweise die erste oder alle Seiten gelesen werden können. Dies ist mit optimierten PDF-Dateien möglich. Um die Darstellungsgeschwindigkeit noch weiter zu erhöhen, werden verschiedene Tricks benutzt, die schon bei Browsern bekannt sind: z.B. wird zuerst der Text geladen und danach die Graphiken. Des weiteren kommen die MultipleMaster Schriften zum Einsatz für die erste Darstellung des Textes, um erst später die vorhandenen eingebetteten Schriften zu benutzen. PDF- Dateien können auch als E-mails abgeschickt werden.

Acrobat Writer

Der Writer wird zur Erstellung von einfachen PDF-Dateien benutzt, z.B. von Briefen, Rechnungen, kurzen

Texten u.ä. Er ist jedoch nicht geeignet für kompliziertere bzw. größere Publikationen. Er funktioniert wie ein eigenständiger Drucker. Direkt aus einem Textverarbeitungs- oder Layoutprogramm kann der Writer angewählt und eine PDF-Datei erstellt werden, jedoch ohne die Erweiterung des Hypertextes, da der Writer nur Druckdaten erhällt.

Acrobat Distiller

Zur Erstellung von größeren Publikationen wird der Distiller benutzt. Aus einem beliebigen Layoutprogramm

muß als erstes eine PostScript Datei erzeugt werden, die dann vom Distiller in das PD Format umgewandelt wird. Der Distiller dient also als Interpreter für PostScript Level2. Dabei können verschiedene Voreinstellungen benutzt werden, um die Publikation für das gewünschte Medium zu optimieren, wie generelle und bilderbetreffende Einstellungen.

Dazu enthält das PD Format z.B. OPI-Befehle Open Prepress Interface - EPS Erweiterung zur Erleichterung bei der Erstellung von Filmen beim Belichten), Color Management und Rasterung (von großer Bedeutung für den PrePress-Bereich).

Acrobat Exchange

Mit Exchange können den PDF Dokumenten an beliebigen Stellen verschiedene Felder und Buttons in

verschiedenen Formen und Farben gesetzt werden, mit denen alle möglichen Aktionen verbunden sind: Blättern zur nächsten Seite, Querverweise zu anderen Inhalten innerhalb eines Dokuments oder zu anderen Dokumenten, Abspielen von Ton- oder Videosequenzen, Versenden einer Datei. Man kann sagen, daß Exchange der Gestaltung der Dokumente dient, die in Layoutprogrammen (noch) nicht vorgesehen sind - um es mit einem Terminus der Druckbranche zu beschreiben - die Weiterverarbeitung von Dokumenten bzw. die Nachbearbeitung.

Acrobat Search

Search ermöglicht die Volltextsuche für PDF Dateien, die mit Acrobat Catalog indexiert sind. Eine einfache

Suche ist auch im Reader möglich, jedoch ist das Plug-In im Exchange 0 bei weitem stärker.

Acrobat Catalog

Mit dem Catalog wird ein Indizierungsprogramm angeboten, das einen Volltextindex für beliebig viele Dateien

erstellt. Er arbeitet nach dem Prinzip von Datenbanksystemen: Bestimmung des Relevanzgrades nach der

Häufigkeit eines Wortes; Stopliste mit Begriffen, die bei der Indizierung zu ignorieren sind; Einsatz von

Booleschen Operatoren bei der Suche sowie Ausgabe einer Trefferliste mit Gewichtung.

Acrobat Capture

Capture engl.=fangen). Bestehende Papiervorlagen werden gescant und mit Hilfe von Capture in PDF-Dateien

umgewandelt. Es funktioniert ähnlich wie andere OCR-Programme Optical Character Recognition). Dabei wird zwischen Bild und Text unterschieden, und deren Positionen werden aufgenommen. Danach werden die unterschiedlichen Elemente mit geeigneten Verfahren komprimiert. Bilder werden als Bitmaps und grafische Linien als Vektoren gespeichert. Gedrehte Seiten werden automatisch gerade gestellt und Querformate in Hochformate gedreht, bevor sie verarbeitet werden. Die Schrift wird nach Größe und Art analysiert und entweder durch die 1 mitgelieferten Schriften oder durch die Substitutionsschriften (MM Schriften) ersetzt. Einschränkungen von Capture: es arbeitet nur im Schwarz/Weiß-Modus es erkennt also keine Farbvorlagen, was in den meisten Fällen aber ausreicht), wobei Capture 1.0 nur englische Texte erlaubte, da es keine Grammatik- und Trennfunktionen anderer Sprachen beinhaltete. Acrobat Capture behält die komplette Seitenauflösung, arbeitet auch über Netzwerke, erstellt fertige, kompakte und suchbare Dokumente und unterst tzt alle bekannten Scanner und Datei-Formate.

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Interneteinsatz

Acrobat Reader wird kostenlos im Netz angeboten. Entweder durch Links in beliebigen Dokumenten die auf den Reader verweisen, oder direkt durch die Internet Seite von Adobe. Dabei muß die Entscheidung getroffen werden, für welches System der Reader heruntergeladen werden soll. Neben dem Reader kommen ein ATM (Adobe Type Manager) und die Multiple-Master-Schriften dazu. Dieser ATM arbeitet jedoch nur im Zusammenhang mit dem Reader, ersätzt also nicht die Vollversion von ATM. Ab Reader 1 ist jedoch der ATM für Windows 3.x, 5 und NT nicht mehr erforderlich, da er in der Software integriert ist.

Netscape Konfigurieren für PDF

Die verschiedenen Versionen von Netscape weisen kleine Unterschiede auf. Grundsätzlich wird jedoch die

Konfiguration wie fogt in den Präferenzen durchgeführt um dem Browser wie Netscape mitzuteilen, daß

Acrobat Reader gestartet werden soll.

InternetLink

InternetLink ist eine Erweiterung (Plug-In), die mit Acrobat Exchange benutzt werden kann. Sie erlaubt die

Einbettung von URLs, FTPs und HTTPs Daten in eine PDF-Datei. Wenn solche Verknüpfungen (hot-spots) aktiviert werden, ruft Exchange ein Hilfsprogramm, um an das Objekt oder den Textteil mit den bestimmten URL-Daten zu kommen. Momentan ruft die InternetLink Erweiterung folgende Programme auf: TurboGopher für Gopher URLs, NewsWatcher für Netnews URLs und MacWeb oder Netscape für HTTP/HTML URLs. Somit funktioniert InternetLink mit Acrobat Exchange, um aus PDF Dateien Internet-fähige Hypertext Dateien zu erstellen.

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Einsatzmöglichkeiten des PD-Formats

Die Vorzüge von PDF liegen auf der Hand. Denn das Erstellen von PDF-Dateien ist so einfach wie das Drucken aus einem Textverarbeitungs- oder Layoutprogramm entweder durch Acrobat Writer oder durch Erzeugung von PostScript Dateien, die im Nachhinein mit dem Acrobat Distiller in PDF Dateien umgewandelt werden. Auf diese Weise kann Geld und Zeit gespart werden, da die Information nur einmal erstellt ,bzw. publiziert wird und auf allen elektronischen Medien verbreitet werden kann - von World Wide Web, CD-ROM, Netzwerken, Online-Diensten, e- mail usw.

Durch die Systemunabhängigkeit des Formats und die kostenlose Verbereitun des Acrobat Readers ist praktischerweise jeder in der Lage, PDF Dateien zu lesen. Folgende Beispiele sollen die Einsatzmöglichkeit des PD- Formates darstellen.

im Unternehmen

Aktennotizen für Kollegen, Kundenangebote, Berichte und selbst Rechnungen sind einige Beispiele, für die

PDF-Dateien sinnvoll erscheinen und dadurch große Mengen an Papier und Archivierungsaufwand einsparen. Bei großen Datenbeständen ist der Einsatz von AcrobatCatalog sinnvoll, um den Zugriff zu erleichtern und zu beschleunigen.

Eine andere Möglichkeit für ein Unternehmen, die Vorteile von Acrobat zu nutzen, ist das Katalogisieren der Mitarbeiter. Auf diese Weise haben Führungskräfte die Möglichkeit, sich eine Liste der Mitarbeiter zu erstellen, die bestimmte Eigenschaften haben. Ein Beispiel wäre die Suche nach allen Ingenieuren eines Unternehmens, die für ein Projekt gebraucht werden.

für Corporate-Design Richtlinien

Die gesamten CD-Richtlinien eines z.B. internalionalen Unternehmens, können festgelegt werden, in Form von

sowohl inhaltlichen wie auch gestalterischen Standardvorlagen, für Geschäftsbriefe, interne Briefe, Präsentationen, Einladungen, Fax- und Kurzmitteilungen. Insbesondere wenn die Daten auf einem Netzwerk, also Online, zur Verfügung stehen, wird jegliche Korrektur bzw. Aktualisierung der Richtlinien tatsächlich aktuell.

. für Präsentationen

PDF funktioniert grob gesehen wie andere Präsentationsprogramme. Das Dokument kann auch auf dem

gesamten Bildschirm angezeigt werden, wobei die Möglichkeit besteht, per Maus oder automatisch per

Zeiteinheit zu blättern.

. bei Korrekturzyklen

Beim Erstellen bzw. Publizieren von großen Dokumenten wiederholen sich Korrekturen meistens häufiger als geplant. Beim Einsatz von PDF-Dateien verkürzen sich diese Zeiten, insbesondere durch die Vernetzung der

Teilnehmer sowie durch die Systemunabhängigkeit des PD-Formats. Das gesamte Dokument wird an einen Teilnehmer geschickt, bzw. im Netz zur Verfügung gestellt. Dieser gibt seine Korrekturen als Anmerkungen an. Sind mehrere Teilnehmer beteiligt, kann z.B. jeder eine bestimmte Farbe für sich benutzen. Um Daten beim Zurückschicken zu reduzieren, wird einfach nur eine separate Datei mit den Anmerkungen exportiert. Diese Datei importiert der Ersteller und bearbeitet das Ursprungsdokument seitenweise.

für die Belichtung

Es sind einige positive Eigenschaften gegenüber PostScript zu erwähnen: Beim Erstellen von PDF Dateien mit

dem Distiller werden schon etwaige PostScript Fehler erkannt. Vom Datenvolumen her sind PDF Dateien meistens kleiner als PostScript Dateien. Der Ersteller ist nicht ausschließlich angewiesen auf solche Belichtungsstudios, die dasselbe Layoutprogramm haben. Andererseits sind die Studios nicht abhängig von den Treibern der Kunden, sondern benutzen ihre bewährten PostScript-Einstellungen. Dokumente können direkt auf dem Bildschirm kontrolliert werden. Nicht-korrekte Seiten können extrahiert und separat belichtet werden. Kleinere Korrekturen sind noch kurz vor der Belichtung möglich.

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Schlussbemerkung

Selbstverständlich sind die Vorteile der Benutzung der Acrobat-Technologie enorm gewachsen. Als elektronischer

Papierersatz konzipiert, pa t sie sich immer mehr der Netzwerkumgebung an. Meistens bleibt jedoch die Frage offen

- zumindest was das Netz angeht - welche Formate heutzutage und in Zukunft bestehen sollten.

Ich sehe keinen Grund zur Diskussion über HTML Hypertext Markup Language) und PDF, da die beiden Formate sind aus verschiedenen Gründen entstanden sind und unterschiedliche Charakteristika haben. Während bei HTML die inhaltlichen Bestandteile wie Überschriften und Absätze im Vordergrund stehen, ist das Hauptmerkmal von PDF die graphisch getreue Wiedergabe. Meines Erachtens ist jedoch auch das PD Format nicht das Non-plus-ultra, wenn es um die Verbreitung bzw. den Austausch von Publikationen egal welcher Art geht - insbesondere weil

verschiedene Medien (Print, Video und Audio) auf ein Medium 'übersetzt' werden, und damit ihre eigenen

Eigenschaften verlieren. Insbesondere sticht die geringe Bildschirmauflösung in die Augen. Selbst bei einer Vergrößerung der Darstellung bleibt der Qualitätsverlust offenbar. Desweiteren sind gestalterische Gesichtspunkte zu beobachten bei der Wahl des Mediums. Eine Gestaltung im Hochformat bleibt für die Bildschirmdarstellung ungeeignet da oft auf einer Seite gescrolt werden muß.

Im Printbereich sind es noch viele andere Eigenschaften, die verloren gehen, wie z.B. Blind- und Heißprägung, Stanzen, Druck mit parfümierten Stoffen, Reliefdruck, Papiersorten und -formate u.v.a.

Daß Videosequenzen bei Rechnern mit Standardkonfigurationen meist im Schneckentempo und sehr ruckartig dargestellt werden, verringert selbstverständlich auch das Interesse vieler Benutzer.

Darüber hinaus setzt das Abspielen von Audiosequenzen auch einen Rechner mit Lautsprechern oder eine

Verbindung zu ihnen voraus, damit man überhaupt etwas hören kann.

Einige Überlegungen am Rande

Vorsicht bei der Benutztng von Logos die im Schriftformat vorhanden sind - beim kopieren des Textes aus

Acrobat Reader oder Exchange in ein Textverarbeitungs- oder Layoutprogramm, ergeben diese irgendwelche Buchstaben. Dies basiert auf der verschiedenen Tastaturbelegung der Schriften. Ist jedoch die bestimmte Schrift im System vorhanden, ist wieder alles in Ordnung.

Starkes Kerning (das Unterschneiden von Buchstaben) beeinflußt die Trefferquote bei der Textsuche. Bei der Konventierung in PDF stimmt die Seitennummerierung nicht automatisch überein mit der des Ursprungsdokuments.

DOS-konforme Namensvergabe für PDF Datein, wenn sie auf einem Mac arbeiten, um auch den DOSen

Benutzern das Lesen zu ermöglichen.

Das Benutzen von Article Thread (Roter Faden) für das Lesen, ist eine interessante Möglichkeit, sollte jedoch aus meiner Sicht vermieden werden.

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