Referat Zeitdatensysteme

Zeitdatensysteme

Zeitdatzeneerfassungssystem dienen hauptsächlich zur Erfassung der Komm- und Gehzeiten von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen. Meistens werden an Zeiterfassungsgeräten (Terminals) mit einer Magnetkarte, einem optischen Ausweis, oder netwas hnlichem die Kartennummer eingelesen und der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin zeigt durch Drücken einer vorbestimmten Taste am Erfassungsger t sein bzw. ihr Kommen und Gehen an.

Diese Daten werden an den Zeiterfassungsterminals erfaßt und meistens an einen zentralen Rechner übertragen und gespeichert. Hier k nnen Daten auch weiterverarbeitet werden.

Die Anschaffung eines Zeitdatensystems soll die Lohnverrechnung und unter

Umst nden auch die Planung des "Arbeitskräfteeinsatzes" vereinfachen.

Hier liegt aber die Problematik solcher Systeme, sofort nach der durchgeführten Buchung z.B. "Gekommen" kann überprüft werden, wer anwesend ist, wann Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen die Arbeit antreten bzw, verlassen und das, da die Daten gespeichert bleiben , ber einen l ngeren Zeitraum. Auch kleine Versp tungen werden, im Gegensatz zu früher , sofort registriert und bleiben womöglich auch über Jahre gespeichert. Es kann eine Vielzahl an Informationen über Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen gewonnen werden und Auswertungen nach beliebigen Kriterien durchgeführt werden. Zum Beispiel:

 Wie oft fehlen bestimmte Personen?

 Wer kommt wann regelmäßig zu spät?

 Welche Personen der Abteilung X machen wieviele berstunden ?

Wenn neben den eben beschriebenen Zeitdaten, noch Daten über Beginn und Ende vor Arbeitschritten "gestempelt" werden m ssen, so fällt dies nicht mehr voll in das Gebiet der Zeitdatenerfassung, sondern liefert auch viele Daten zur Verarbeitung und Auswertung für die Betriebsdatenerfassung welche im vorigen Referat erklärt wurden.

Personalinformationssysteme

Immer mahr Büros, in denen früher mit Karteikarten und Schreibmaschinen gearbeitet wurde, werden auf die elektronische Datenverarbeitung (=EDV) umgestellt. Systematisch werden dafür Daten gesammelt, die vor allem im Personalbüro von großer Bedeutung sind. Eine der wichtigsten Aufgaben der EDV im Personalbüro stellt die Personalverwaltung und die Lohn bzw. Gehaltsverrechnung dar. Die dabei gesammelten Daten der einzelnen Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen werden von einem sogenannten Personalinfosystem verwaltet. Im Sammeln von Daten liegt schon die erste Gefahr. Neben Peronalstammdaten (Name, Adresse, Geburtsdatum, Adresse, ..) werden auch viele Daten gesammelt, die erst durch das Arbeiten im Betrieb anfallen.

Der Unterschied zu früher besteht in der sofortigen Abrufbarkeit der Daten. Mu ten früher für Betriebstatistiken stunden- oder tagelang Betriebslisten durchforstet werden, so sind Auswertungen heute mit einem Knopfdruck in Sekundenschnelle möglich. Personenbezogene Daten aus unterschiedlichen Betriebsbereichen k nnen sofort nach gewünschten Kriterien ausgewertet und   verglichen werden. Dies unterstützt einen lückenlose Kontrolle der Beschäftigten.

In Personalinformationssystem können Daten aus verschiedenen betrieblichen Bereichen einflie en. Es werden nicht nur Daten aus der Personalverwaltung und der Lohn bzw. Gehaltsabrechnung gesammelt sondern darüber hinaus noch:

 Betriebs und Produktionsdaten z.B. wer beginnt an welcher Maschine mit der Arbeit

Daten aus Abeitsl ufen der EDV (z.B. erledigte F lle)

 Arbeitszeitabrechnung,   Abwesenheitsursachen      (z.B.    Zahnarzt,     Pflege- freistellung, .. )

 Bewerbungsdaten und eventuell Daten aus dem Bewerbungsfragebogen

 Personalbeurteilungen

 eventuell Daten aus einem Fragebogen zu Bildungsinteressen, Wünschen, Betriebsklima, ..

Neben der "reinen" Lohn/Gehaltsverrechnung  werden diese Systeme meistens noch für folgende betriebliche Gebiete eingesetzt:

 Personalstatistiken (Urlaub, Krankenstand)

 Personalbedarfsermittlung (Schichtpl ne, Personallisten)

 Personaleinsatz (Anforderungsprofile, Stellenbesetzungslisten)

 Aus- und Fortbildung

 Personalkostenplanung

 Leistungsbewertung (Akkord, Prämie)

Hier sind dann natürlich auch viele Personenbezogene Daten vorhanden, von denen die einzelnen Beschaftigten oft nichts wissen. Hier gilt: je weniger Peronaldaten gespeicher sind, desto geringer sind die Auswertungsmöglichkeiten und damit verbunden die Kontrolle der Beschäftigten.

Telefonsysteme

Seit Jahren werden in Betrieben vermehrt digitale Telefonanlagen installiert. Eine digitalen Telefonanlage ist eine EDV-Anlage das hei t sowohl die Vermittlung und Übertragung von Telefongesprächen als auch die Speicherung und Auswertung von Gesprächsdaten erfolgt durch Software. Automatisch werden vor, während und nach dem Telefongespräch Daten wie die angewählte Rufnummer, Daure des Gesprächs, Datum, Beginn und Endzeit des Telefonats, Gebühreneinheiten, Art des Gespräches (Privat- oder Dienstgespräch) gespeichert.

Die Vorteile dieser Systeme sind, von Unternehmerseite aus gesehen, der kleinere bürokratische Aufwand. Wurden früher Dienst- oder Privatgespräche gar nicht bzw. ber die Telefonvermittlung im Betrieb abgerechnet, so ist dies heute über einfache Computerauswertungen möglich.

Die Gefahren dieser Systeme liegen aber besonders in der verschiedenartigen Möglichkeit der Auswertung der Daten. So können zum Beispiel diese Auswertungen nicht nur nach der H ufigkeit und L nge von Dienst- und Privatgesprächen erfolgen, es ist über Telefonsysteme auch möglich, die einzelnen angewählten Rufnummern,

die automatisch mitgespeichert werden, jederzeit abzurufen oder auch ausdrucken zu lassen. Diese Auswertungen führen aber zu einer Kontrolle der Beschäftigten.

Bei  Telefongesprächen die über solche Systeme geführt werden, werden in  der

Regel folgende Daten registriert:

 verwendeter Apparat

 Gebühren

 angewählte Telefonnummer

 Dauer des Gespr chs

Datum

Uhrzeit

Durch die Verknüpfung Apparat - Benutzer bzw. Benutzerin unterstützen diese Daten die Kontrolle der Beschäftigten. Daher ist eine möglichst weitgehende Unterbindung der Verarbeitung dieser Telefondaten unbedingt notwendig.

Private gespr che werden meist durch Drücken einer vrodefinierten Taste am Telefonapparat gekennzeichnet. Vor  allem bei  Privatgesprächen sollte die Registrierung der oben beschriebenen Daten unterbleiben.