Referat Projektaufbauorganisation - Techniken der Projektaufbauorganisation

Projektaufbauorganisation

Welche Arten von Projektaufbauorganisationen gibt es?

Es       gibt       Stab-Projektorganisation, reine       Projektorganisation,      Matrix- Projektorganisation u.s.w...

Techniken der Projektaufbauorganisation

Inhalte der Aufbauorganisation

Die wesentlichsten Inhalte der Aufbauorganisation, die durch organisatorische

Techniken unterstützt werden, sind:

Aufgabenbeziehungen (Stellen)

Leitungsbeziehungen (Hierarchie)

Kommunikationsbeziehungen.

Sie können mit Hilfe der Techniken in Abbildung 1 dokumentiert werden: (siehe

_Folie)

Abb. 1 Inhalte der Aufbauorganisation und zugehörige Techniken

Die hier vorgestellten Techniken sind primär Techniken zur Dokumentation der Aufbauorganisation.   Eine geeignete  Dokumentation  kann in allen Phasen und Schritten die Projektbearbeitung unterstützen.

Verbale Gestaltungstechniken der Aufbauorganisation

2.1 Stellenbeschreibungen

Stellenbeschreibungen sind innerbetrieblich verbindliche Dokumentation personenbezogener Aufgabenkomplexe, zugehöriger Befugnisse sowie der organistorischen Einordnung des Stelleninhabers. Häufig werden in Stellenbeschreibungen auch die Anforderungen an den Stelleninhaber aufgenommen. (siehe Folie)

(Überstellung); Stellvertretung

_{Abb. 2: Inhalte einer Stellenbeschreibung}

schüssen, Kollegien . .

In den Stellenbeschreibungen werden im einzelnen folgende Sachverhalte schriftlich fixiert:

_{(siehe Folie)}

Zielsetzung der Stelle

Es  soll nur die Zielsetzung und evtl. die Hauptaufgabe global, kurz und treffend beschrieben werden, da auf die Einzelaufgaben noch gesondert eingegangen wird.

07  Einzelaufgaben der Stelle wichtigsten Arten von Aufgaben:

a)        Fachaufgaben, b)       Sonderaufgaben sowie       Organisationsaufgaben, Personalaufgaben

erfüllen. .

08  Befugnisse des Stelleninhabers

Zusammenstellung aller Befugnisse, die den Stelleninhaber ermächtigen, über seine fachlichen und personellen Entscheidungsrechte hinausgehend zu handeln.

Dazu gehören: Vertretungsbefugnisse Verfügungsbefugnisse, Unterschriftsbefugnisse

09  Schriftliche Information der Stelle

a) Eingehende (Berichte, Mitteilungen, Statistiken . .)

b)Ausgehende (zu untergliedern nach täglich,  wöchentlich, monatlich, jährlich, unregelmäßig)

10 Zusammenarbeit mit anderen Stellen

Nennung aller Stellen, mit denen der Stelleninhaber regelmäßig zusammentritt, um wichtige Aufgaben zu lösen.

Die Zusammenarbeit kann sein: informativ, koordinierend, beratend, mitentscheidend

11  Mitarbeit in Ausschüssen, Konferenzen, Arbeitskreisen . .

Angabe von stattfindenden Sitzungen/Kommissionen und deren Aufgabenstellung.

12  Einzelaufträge

13   Bewertungsmaßstab für die Stelle

Bewertungsmaßstäbe sollen als  Me latte  für die Leistung des Stelleninhabers verwendbar sein. Es handelt sich letztlich um eine Vorgabe von Leistungsstandards.

14  Anforderungen an den Stelleninhaber

Berufliche Vorbildung, Erfahrungen, Qualifikationen und charakterliche Eigenschaften, die zur Wahrnehmung der Stellenaufgaben notwendig sind.

Vorteile einer Stellenbeschreibung:

Klare Unterstellungsverhältnisse

Vermeidung von Kompetenzstreitigkeiten

    klare Delegation

   bessere Übersicht über das Gesamtsystem, da sich jeder informieren  kann und damit bessere Koordination

leichtere Einarbeitung neuer Mitarbeiter

erleichterte Stellvertretung, u.s.w.

Nachteile einer Stellenbeschreibung:

Hoher Aufwand bei Einführung und Anderungsdienst

 nicht           sehr übersichtlich -       insbesondere      im       Vergleich mit dem noch vorzustellenden Funktionendiagramm

    keine Möglichkeit, Überschneidungen und Lücken organisatorischer Regelungen zu erkennen.

3 Grafische und tabellarische Techniken der Aufbauorganisation

3.1 Leitungsbeziehungen (Organigramme)

Das Organisationsschaubild ist ein einfaches und wirkungsvolle Hilfsmittel, um hierarchische Beziehungen von Aufbauorganisation darzustellen (ein Organigramm ist ein sehr statisches Hilfsmittel).

Zur Darstellung der Hierarchie in einem Organigramm stehen verschiedene Formen zur Verfügung. Ihre Eignung hängt ab von der Zahl der Stellen, der beabsichtigten Aussage, dem verfügbaren Platz und den beabsichtigten Adressaten.

Es gibt a) säulenartig aufgebauten Organigramm, b) horizontale Organigramm, c) Blockorganigramm, d) modifiziertes Blockorganigramm . . (siehe Folie)

4 Funktionendiagramme

Mit Hilfe der Aufgabengliederung werden die zu erledigenden Aufgaben erfaßt und transparent dargestellt. Organigramme dienen dem gegenüber dazu, die Verteilung globaler Aufgabenpakete auf Stellen und die hierarchische Verbindung der Stellen abzubilden. Beide Ergebnisse besitzen für den Leser einen hohen Informationswert. Das Funktionendigramm vereint beide Darstellungsinstrumente der Aufbauorganisation und bietet die Möglichkeit, weitere aufbauorganisatorische Sachverhalte detailliert darzustellen.

Folgende Inhalte können also im Funktionendiagramm dargestellt werden:

Die Summe der Aufgaben

die an der Aufgabenerfüllung beteiligten Stellen

die Kombination der Aufgaben bei jedem einzelnen Stelleninhaber

die Mitwirkung verschiedener  Stelleninhaber an der Erfüllung einer Aufgabe und damit die Arbeitsteilung.

Es gibt geblockte Aufgabenstellung,  hierarchische Aufgabendarstellung, einstufiges oder mehrstufiges Funktionendiagramm, ..

Vorteile eines Funktiondiagramms:

Darstellung von Zusammenhängen auf engem Raum

Übersichtlichkeit bei der Abgrenzung von Aufgaben und Kompetenzen

Hilfe bei der Würdigung und Bewertung, da fehlende oder unzweckmä ige

Regelungen sofort ins Auge fallen

Nachteile eines Funktionendiagramms:

   Es ist nicht einfach, eine zweckmä ige Aufgabengliederung zu erstellen, die auf ein Funktionendiagramm und die abzubildende Arbeitsteilung abgestimmt ist

 bestimmte     Sachverhalte     wie z.B.     die     Informations- und Kommunikationsbeziehungen können nicht wiedergegeben werden. Dazu werden dann gesonderte Darstellungsinstrumente (z.B. Matrizen) benötigt.

5 Kommunikationsbeziehungen

Unter Kommunikation wird die Übermittlung von Nachrichten zwischen oraganisatorischen Einheiten- z.B. stellen oder Abteilungen- verstanden. Dieser Nachrichtenaustausch kann zwischen Menschen, zwischen Mensch und Sachmitteln stattfinden. Die Nachrichten werden von einem Sender- etwa Aufgabenträger- mit Hilfe eines Kommunikationsmittels- Telefon, Brief- über einen Kommunikationsweg an einen Empfänger weitergegeben.      Werden Kommunikationsbeziehungen gestaltet oder dargestellt, können folgende Elemente bedeutsam sein:

Sender

Empfänger

Art des Kommunikationsweges

Länge des Kommunikationsweges

    Kommunikationsinhalt (Information)

benutzte Sprache

Kommunikationsart (mündlich{schriftlich)

    Kommunikationsmittel und dessen Kapazität

    Kommunikationsdauer je Interaktion

Kommunikationsh ufigkeit

mündlich: persönlicher Kontakt; telefonischer Kontakt . .

schriftlich: Brief; Formblatt; Bericht{Aktennotiz; Fernschreiben (Telex,Teletex) Fernkopie (Telefax); Electronic Mailbox; ..

5.1 Kommunikationstabellen

(siehe Folie)

Kommunikationstabellen dienen der punktuellen Untersuchung einzelner Stellen. Es werden abgebildet: Kommunikationspartner, Informationsinhalt, Kommunikationsdauer, -häufigkeit und -arten.

5.2 Kommunikationsdiagramme

Kommunikationsdiagramme veranschaulichen die Kontakte und Informationsströme und dienen der zweckrationaler Stellengruppierung.

Bei der Erstellung von Kommunikationsdiagramme geht man wie folgt vor:

1.) Jede Stelle legt unabh ngig von den anderen stellen die Kontakte (Häufigkeit, Prozente, oder Stunden) zu den anderen Abteilungen fest.

2.) Die individuellen Einstufungen werden verglichen und vereinigt (z.B.: etwas kommt mehrfach vor, verschiedene Aussagen).

Dreieckform

(siehe Folie)

In den einzelnen Felder der Matrix kann einer der folgenden drei Sachverhalte eingetragen werden:

   Kommunikationszeiten oder -häufigkeiten/Periode   zwischen den Abteilungen bzw. Stellen

vorwiegende Kommunikationsart

    Kommunikationsrichtung ,  einseitig,  einseitig,  zweiseitig.

Kreisform

(siehe Folie)

In der Kreisform werden Kommunikationshäufigkeiten oder -zeiten erfaßt.

5.3 Kommunikationsnetzwerke

(siehe Folie)

Mit Kommunikationsnetzwerken können Kommunikationsh ufigkeit oder -menge, - richtung, und Länge des Kommunikationsweges sowie die Standorte der Kommunikationspartner transparent abgebildet werden.

Knoten sind in dieser Darstellungsform Stellen oder Abteilungen. Die Stärke der

Verbindungslinien gibt die Kommunikationsdauer oder -häufigkeit wieder.