Referat ZEITMANAGEMENT - das Papierkorb-Delegationsprinzip

ZEITMANAGEMENT

Das wichtigste beim Zeitmanagement ist es, sich seiner Aufgaben für den bevorstehenden Tag

genau bewußt zu sein. Dies ist notwendig um sich einen Ablaufplan erstellen zu können nach

dem sich der Arbeitstag dann richtet.

Dieser Plan sollte natürlich auch gewisse Puffer für eventuelle kurzfristig anfallende

und dringende Aufgaben enthalten.

Trotzdem muß, wer wirklich nach einem solchen Plan arbeiten möchte, in der Lage

sein NEIN zu sagen und wichtige/dringende von weniger wichtigen/dringenden

Aufgaben klar zu unterscheiden. Man sollte nicht denken, dass man jemand anderen

beleidigt, wenn man eine Bitte, etwas für ihn zu erledigen oder etwas dazwischenzuschieben,

ablehnt.

Zum erstellen eines festen Konzeptes für den Tagesablaufplan gibt es verschiedene

Möglichkeiten:

- die Alpenmethode

der Arbeitstag sollte immer folgendermaßen ablaufen:

A lle aktiven Aufgaben festlegen

L änge der einzelnen Aufgaben festlegen

P rioritäten setzen, nach Dringlichkeit, Wichtigkeit etc.

E ntscheiden z.B. wie die Aufgaben gelöst werden sollen

N achkontrolle (in bezug auf andere Mitarbeiter wie auch auf sich selbst)

- das Pareto Prinzip

besteht aus folgendem Gedankengang:

bereits 20% der täglichen Arbeit bringen 80% des Gewinnes/Erfolges ein.

50%, also schon mehr als das doppelte an Zeit und Arbeit bringen nur geringfügig mehr,

nämlich 90% des Erfolges ein und um auf 100% Gewinn zu kommen muß man den Aufwand

wieder verdoppeln um auch 100% der Arbeit geleistet zu haben.

Umsatz/Gewin

20% 50% 100% Aufgaben

Also sollte man zunächst 20% der Aufgabe erledigen, und sich dann einer weiteren wichtigen

Aufgabe zuwenden. Dies ist am Ende viel effektiver, als mehrere Aufgaben abzuschließen

und damit nur geringfügig mehr geleistet zu haben. Wenn alle Aufgaben zu den besagten 20%

erledigt sind, kann man sich den weiteren Teilen zuwenden um die Aufgaben auf 100 %

Erfolg zu erledigen.

- das Papierkorb-Delegationsprinzip

(Eisenhower-Regel)

danach werden den verschiedenen Aufgaben ein Dringlichkeits- und ein Wichtigkeitsgrad

zugeordnet.

Y 0: Aufgaben von hoher Wichtigkeit, die aber noch nicht dringlich sind, werden konsequent

geplant.

X 0: Aufgaben, die keine hohe Wichtigkeit haben, aber dringlich sind, werden sofort bzw. in

Kürze schnell, ohne großen Zeitaufwand erledigt.

X Y: Aufgaben, die sowohl dringend, als auch wichtig sind, werden sofort, bzw. kurzfristig in

Angriff genommen und intensiv bearbeitet.

0 0: Von Aufgaben, die sowohl von geringer Dringlichkeit als auch von geringer Wichtigkeit

sind, muß abstand genommen erden, wenn Sie wenig Zeit haben. Ab in den Papierkorb!!

X Dringlichkeit

Wichtigkeit

Konsequent

planen

Sofort, bzw.

kurzfristig tun

Angemessen

Zeit nehmen

Sofort, bzw.

kurzfristig tun

nicht zu lange

aufhalten

by cyx & swapp.ZEITMANAGEMENT

Das wichtigste beim Zeitmanagement ist es, sich seiner Aufgaben für den bevorstehenden Tag

genau bewußt zu sein. Dies ist notwendig um sich einen Ablaufplan erstellen zu können nach

dem sich der Arbeitstag dann richtet.

Dieser Plan sollte natürlich auch gewisse Puffer für eventuelle kurzfristig anfallende

und dringende Aufgaben enthalten.

Trotzdem muß, wer wirklich nach einem solchen Plan arbeiten möchte, in der Lage

sein NEIN zu sagen und wichtige/dringende von weniger wichtigen/dringenden

Aufgaben klar zu unterscheiden. Man sollte nicht denken, dass man jemand anderen

beleidigt, wenn man eine Bitte, etwas für ihn zu erledigen oder etwas dazwischenzuschieben,

ablehnt.

Zum erstellen eines festen Konzeptes für den Tagesablaufplan gibt es verschiedene

Möglichkeiten:

- die Alpenmethode

der Arbeitstag sollte immer folgendermaßen ablaufen:

A lle aktiven Aufgaben festlegen

L änge der einzelnen Aufgaben festlegen

P rioritäten setzen, nach Dringlichkeit, Wichtigkeit etc.

E ntscheiden z.B. wie die Aufgaben gelöst werden sollen

N achkontrolle (in bezug auf andere Mitarbeiter wie auch auf sich selbst)

- das Pareto Prinzip

besteht aus folgendem Gedankengang:

bereits 20% der täglichen Arbeit bringen 80% des Gewinnes/Erfolges ein.

50%, also schon mehr als das doppelte an Zeit und Arbeit bringen nur geringfügig mehr,

nämlich 90% des Erfolges ein und um auf 100% Gewinn zu kommen muß man den Aufwand

wieder verdoppeln um auch 100% der Arbeit geleistet zu haben.

Umsatz/Gewin

20% 50% 100% Aufgaben

!.Also sollte man zunächst 20% der Aufgabe erledigen, und sich dann einer weiteren wichtigen

Aufgabe zuwenden. Dies ist am Ende viel effektiver, als mehrere Aufgaben abzuschließen

und damit nur geringfügig mehr geleistet zu haben. Wenn alle Aufgaben zu den besagten 20%

erledigt sind, kann man sich den weiteren Teilen zuwenden um die Aufgaben auf 100 %

Erfolg zu erledigen.

- das Papierkorb-Delegationsprinzip

(Eisenhower-Regel)

danach werden den verschiedenen Aufgaben ein Dringlichkeits- und ein Wichtigkeitsgrad

zugeordnet.

Y 0: Aufgaben von hoher Wichtigkeit, die aber noch nicht dringlich sind, werden konsequent

geplant.

X 0: Aufgaben, die keine hohe Wichtigkeit haben, aber dringlich sind, werden sofort bzw. in

Kürze schnell, ohne großen Zeitaufwand erledigt.

X Y: Aufgaben, die sowohl dringend, als auch wichtig sind, werden sofort, bzw. kurzfristig in

Angriff genommen und intensiv bearbeitet.

0 0: Von Aufgaben, die sowohl von geringer Dringlichkeit als auch von geringer Wichtigkeit

sind, muß abstand genommen erden, wenn Sie wenig Zeit haben. Ab in den Papierkorb!!

X Dringlichkeit

Wichtigkeit

Konsequent

planen

Sofort, bzw.

kurzfristig tun

Angemessen

Zeit nehmen

Sofort, bzw.

kurzfristig tun

nicht zu lange

aufhalten

Y

Faktoren, die die zu erledigenden Aufgaben unnötig in die Länge

ziehen

Die Zeitspanne eines Projektes / einer Aufgabe steigt ungemein,

1. wenn man völlig Konzeptlos in den Arbeitstag

hineingeht, ohne sich schon von vornherein bewußt

zu sein, was für Aufgaben heute anstehen.

2. wenn man den einzelnen Aufgaben keine Prioritäten

zugewiesen hat, sodaß es durchaus vorkommen kann,

daß unwichtige und trotzdem Zeitaufwendige Aufgaben

abgearbeitet werden, wichtige Aufgaben jedoch auf

den nächsten Tag verschoben werden.

3. wenn man nicht in der Lage ist, schnelle Entscheidungen

zu treffen. Man ist unsicher, hat Bedenken, daß die

eigene Entscheidung falsch sein könnte und man somit

Schaden anrichten könnte. Dies ist ganz wichtig für

Abteilungs- oder Projektleiter.

4. wenn die falschen Aufgaben zum falschen Zeitpunkt

erledigt werden.

5. wenn man keine oder falsche Pausen einlegt

6. wenn man nicht in der Lage ist NEIN zu sagen

7. wenn die Zeitaufteilung nicht stimmt

8. wenn man keine Sperrzeiten festgelegt hat

9. wenn man viele Arbeiten auf sich nimmt, die andere

Personen genau so gut erledigen könnten

10. wenn man Telefongesprächen zuviel Zeit widmet

(und diese auch noch falsch nutzt)

11. wenn völlig verschiedene Aufgaben in willkürlicher

Reihe ausgeführt werden

12. wenn aller Papierkram gelesen, aber nicht bearbeitet wird

13. wenn Akten und Papiere ohne jegliches System auf

Schreibtisch und Ablage verteilt liegen

14. wenn der Papierkorb zu selten genutzt wird

15. wenn der Arbeitsplatz falsch eingerichtet ist

16. wenn das Betriebsklima nicht stimmt

und prinzipiell gilt das Motto ,Ich arbeite um zu leben' und nicht umgekehrt !.Kurze Erläuterungen zu den Stichpunkten:

1. dürfte wohl klar sein. Also, man kommt ins Büro und denkt, mal schauen was heute so

ansteht

2. Man arbeitet alles sequentiell ab, egal ob die unwichtigen oder zeitaufwendigen Dinge

zuerst dran kommen.

3. Zu wichtigen Berufen gehört es einfach dazu Entscheidungen zu treffen. Wer das nicht

kann sollte lieber zur Bundeswehr gehen!!

4. Damit ist gemeint, daß es nicht egal ist wann am Tag man sich den einzelnen Aufgaben

widmet. Es gibt Höhen und Tiefen in der ,Leistungsbereitschaft' eines Menschen (siehe

Diagramm)

5. Pausen müssen zu den richtigen Zeitpunkten eingelegt werden. Lieber des öfteren eine

kleine Pause, in der man sich nur mal zurücklehnt und an etwas anderes denkt, als eine

große Pause, in der man fast einschläft und danach wieder eine Weile braucht wieder in

die Gänge zu kommen.

6. Wer immer wieder ,kleine Gefallen' für andere Kollegen erledigt wird nie fertig!!

7. Man muß einer Aufgabe einen bestimmten Zeitraum zuweisen. Oft schafft man es dann

auch in diesem fertig zu werden. Der muß jedoch ein realer Wert sein, da man sich sonst

selbst unter zu großen Druck setzt. Wenn man sich keine Zeitpunkte setzt, schiebt man

viele Dinge zu lange vor sich her und arbeitet am Ende unkonzentriert unter extremem

Zeitdruck!!

8. Man sollte Sperrzeiten festlegen, in denen man für niemanden erreichbar ist. Weder für

Kollegen, die kurze Fragen haben, noch für Telefonate mit dem Chef. Diese Sperrzeiten

legt man fest und hält sie dann auch immer ein!

9. Dies gilt jetzt vor allem für Geschäfts-, Abteilungs- und Projektleiter: Aufgaben, die auch

problemlos von anderen Mitarbeitern ausgeführt werden können, sollten diese dann auch

erledigen. Man selbst widmet sich in dieser Zeit lieber den wirklich wichtigen Dingen, die

auch wirklich eine eigenen Qualifikationen, bzw. Rechte voraussetzen.

10. Man sollte nicht zu viel und zu lange Telefonieren, da dabei verhältnismäßig viel Zeit

verloren geht. Am besten ist es, sich schon vor dem Telefonat klare Fragen

aufzuschreiben, sodaß man das Gespräch kurz und knapp formulieren kann. Auch sollte

immer ein Notizblock bereit liegen! Und sehr wichtig: Ein Telefonat kann keine direkte

Besprechung ersetzen!!

11. Man sollte wenn möglich nicht völlig verschiedene Dinge unmittelbar hintereinander oder

sogar überschneidend ausführen! Ein extremes Beispiel wäre z.B. man telefoniert mit der

Spanischen Tochterfirma, schreibt einen Brief nach England und arbeitet zur selben Zeit

auf der AS/400 in Italien!

12. Wenn morgens der Schreibtisch voll mit Post, Angeboten, Nachrichten und neuen

Aufgaben liegt, sollte man nicht erst alles durchlesen und danach keines davon behandeln,

sondern sich direkt einem bestimmten Objekt oder einer Aufgabe widmen und dann auch

nur diese bearbeiten.

13. Der Schreibtisch sollte nicht aussehen wie eine große Müllkippe. Man muß auch als

dritter, der nicht jeden Tag darin herumwühlt den Überblick haben. Es gibt Ablagen,

Ordner usw.

14. Altere Prospekte und Briefe sollten nicht länger als unbedingt nötig aufbewahrt werden.

Niemals denken, man könne es ja noch mal brauchen

15. Der Arbeitsplatz, also Büroräume, -möbel usw. sollten gut gewählt sein, sodaß man nicht

von vornherein angespannt und gestreßt vor seinem Schreibtisch sitzt.

16. Dazu muß das Betriebsklima stimmen. Vor allem innerhalb von Projektgruppen sollte es

keine Rivalen geben. Man arbeitet miteinander auf ein gemeinsames Ziel zu!.Physiologische Leistungsbereitschaft

Diese Kurve stellt die Leistungsbereitschaft des durchschnittlichen Menschen dar. Hier ist gut

zu erkennen, wann man am besten in der Lage ist Leistungen zu vollbringen. Danach sollte

man seine Aufgaben auch richten.

Am Vormittag ist der Körper am besten in der Lage schwierige Arbeiten zu erledigen, dies

läßt dann gegen Mittag nach, da man dann hungrig wird und vielleicht schon an die

Mittagspause denkt. Nach der Mittagspause muß der Körper verdauen und man braucht oft

eine ganze Weile, bis man wieder in den richtigen Rhythmus findet. Wenn es dann auf den

Feierabend zugeht legt man wieder einen Zahn zu um alle Arbeiten noch zu erledigen.

Danach tritt dann das "Feierabendphänomen" auf, welches den Körper noch mal richtig auf

Hochtouren kommen läßt, da man zu dieser Zeit ganz andere Aufgaben zu erledigen hat.