Referat Projektaufbauorganisation - Techniken der Projektaufbauorganisation, Verbale Gestaltungstechniken der Aufbauorganisation

Projektaufbauorganisation

Welche Arten von Projektaufbauorganisationen gibt es?

Es gibt Stab-Projektorganisation, reine Projektorganisation, Matrix-Projektorganisation, u.s.w

1. Techniken der Projektaufbauorganisation

1.1. Inhalte der Aufbauorganisation

Die wesentlichsten Inhalte der Aufbauorganisation, die durch organisatorische Techniken unterstützt werden, sind:

Aufgabenbeziehungen (Stellen)

Leitungsbeziehungen (Hierarchie)

Kommunikationsbeziehungen

Sie können mit Hilfe der Techniken in Abbildung 1 dokumentiert werden: (siehe Folie)

Abb. 1 Inhalte der Aufbauorganisation und zugehörige Techniken

Die hier vorgestellten Techniken sind primär Techniken zur Dokumentation der Aufbauorganisation. Eine geeignete Dokumentation kann in allen Phasen und Schritten die Projektbearbeitung unterstützen.

2. Verbale Gestaltungstechniken der Aufbauorganisation

2.1. Stellenbeschreibungen

Stellenbeschreibungen sind innerbetrieblich verbindliche Dokumentation personenbezogener Aufgabenkomplexe, zugehöriger Befugnisse sowie der organistorischen Einordnung des Stelleninhabers. Häufig werden in Stellenbeschreibungen auch die Anforderungen an den Stelleninhaber aufgenommen. (siehe Folie)

Abb. 2: Inhalte einer Stellenbeschreibung

In den Stellenbeschreibungen werden im einzelnen folgende Sachverhalte schriftlich fixiert:

(siehe Folie)

Vorteile einer Stellenbeschreibung:

Klare Unterstellungsverhältnisse

Vermeidung von Kompetenzstreitigkeiten

klare Delegation

bessere Übersicht über das Gesamtsystem, da sich jeder informieren kann und damit bessere Koordination

leichtere Einarbeitung neuer Mitarbeiter

erleichterte Stellvertretung, u.s.w.

Nachteile einer Stellenbeschreibung:

Hoher Aufwand bei Einführung und Anderungsdienst

nicht sehr übersichtlich - insbesondere im Vergleich mit dem noch vorzustellenden Funktionendiagramm

keine Möglichkeit, Überschneidungen und Lücken organisatorischer Regelungen zu erkennen.

3. Grafische und tabellarische Techniken der Aufbauorganisation

3.1. Leitungsbeziehungen (Organigramme)

Das Organisationsschaubild ist ein einfaches und wirkungsvolle Hilfsmittel, um hierarchische Beziehungen von Aufbauorganisation darzustellen (ein Organigramm ist ein sehr statisches Hilfsmittel).

Zur Darstellung der Hierarchie in einem Organigramm stehen verschiedene Formen zur Verfügung. Ihre Eignung hängt ab von der Zahl der Stellen, der beabsichtigten Aussage, dem verfügbaren Platz und den beabsichtigten Adressaten.

Es gibt a) säulenartig aufgebauten Organigramm, b) horizontale Organigramm,

c) Blockorganigramm, d) modifiziertes Blockorganigramm, (siehe Folie)

3.2. Funktionendiagramme

Mit Hilfe der Aufgabengliederung werden die zu erledigenden Aufgaben erfaßt und transparent dargestellt. Organigramme dienen dem gegenüber dazu, die Verteilung globaler Aufgabenpakete auf Stellen und die hierarchische Verbindung der Stellen abzubilden. Beide Ergebnisse besitzen für den Leser einen hohen Informationswert. Das Funktionendigramm vereint beide Darstellungsinstrumente der Aufbauorganisation und bietet die Möglichkeit, weitere aufbauorganisatorische Sachverhalte detailliert darzustellen.

Folgende Inhalte können also im Funktionendiagramm dargestellt werden:

Die Summe der Aufgaben

die an der Aufgabenerfüllung beteiligten Stellen

die Kombination der Aufgaben bei jedem einzelnen Stelleninhaber

die Mitwirkung verschiedener Stelleninhaber an der Erfüllung einer Aufgabe und damit die Arbeitsteilung.

Es gibt geblockte Aufgabenstellung, hierarchische Aufgabendarstellung, einstufiges oder mehrstufiges Funktionendiagramm,

Vorteile eines Funktiondiagramms:

Darstellung von Zusammenhängen auf engem Raum

Übersichtlichkeit bei der Abgrenzung von Aufgaben und Kompetenzen

Hilfe bei der Würdigung und Bewertung, da fehlende oder unzweckmäßige Regelungen sofort ins Auge fallen

Nachteile eines Funktionendiagramms:

Es ist nicht einfach, eine zweckmäßige Aufgabengliederung zu erstellen, die auf ein Funktionendiagramm und die abzubildende Arbeitsteilung abgestimmt ist

bestimmte Sachverhalte wie z.B. die Informations- und Kommunikationsbeziehungen können nicht wiedergegeben werden. Dazu werden dann gesonderte Darstellungsinstrumente (z.B. Matrizen) benötigt.

3.3. Kommunikationsbeziehungen

Unter Kommunikation wird die Übermittlung von Nachrichten zwischen oraganisatorischen Einheiten- z.B. stellen oder Abteilungen- verstanden. Dieser Nachrichtenaustausch kann zwischen Menschen, zwischen Mensch und Sachmitteln stattfinden. Die Nachrichten werden von einem Sender- etwa Aufgabenträger- mit Hilfe eines Kommunikationsmittels- Telefon, Brief- über einen Kommunikationsweg an einen Empfänger weitergegeben. Werden Kommunikationsbeziehungen gestaltet oder dargestellt, können folgende Elemente bedeutsam sein:

Sender

Empfänger

Art des Kommunikationsweges

Länge des Kommunikationsweges

Kommunikationsinhalt (Information)

benutzte Sprache

Kommunikationsart (mündlich{schriftlich)

Kommunikationsmittel und dessen Kapazität

Kommunikationsdauer je Interaktion

Kommunikationshäufigkeit

mündlich: persönlicher Kontakt; telefonischer Kontakt;

schriftlich: Brief; Formblatt; Bericht{Aktennotiz; Fernschreiben (Telex,Teletex)

Fernkopie (Telefax); Electronic Mailbox;

3.3.1. Kommunikationstabellen

(siehe Folie)

Kommunikationstabellen dienen der punktuellen Untersuchung einzelner Stellen. Es werden abgebildet: Kommunikationspartner, Informationsinhalt, Kommunikationsdauer, -häufigkeit und -arten.

3.3.2. Kommunikationsdiagramme

Kommunikationsdiagramme veranschaulichen die Kontakte und Informationsströme und dienen der zweckrationaler Stellengruppierung.

Bei der Erstellung von Kommunikationsdiagramme

geht man wie folgt vor:

1.) Jede Stelle legt unabhängig von den anderen stellen die Kontakte (Häufigkeit, Prozente, oder Stunden) zu den anderen Abteilungen fest.

2.) Die individuellen Einstufungen werden verglichen und vereinigt (z.B.: etwas kommt mehrfach vor, verschiedene Aussagen).

3.3.2.1. Dreieckform

(siehe Folie)

In den einzelnen Felder der Matrix kann einer der folgenden drei Sachverhalte eingetragen werden:

Kommunikationszeiten oder -häufigkeiten/Periode zwischen den Abteilungen bzw. Stellen

vorwiegende Kommunikationsart

Kommunikationsrichtung , einseitig, einseitig, zweiseitig.

3.3.2.2. Kreisform

(siehe Folie)

In der Kreisform werden Kommunikationshäufigkeiten oder -zeiten erfaßt.

3.3.3. Kommunikationsnetzwerke

(siehe Folie)

Mit Kommunikationsnetzwerken können Kommunikationshäufigkeit oder -menge, -richtung, und Länge des Kommunikationsweges sowie die Standorte der Kommunikationspartner transparent abgebildet werden.

Knoten sind in dieser Darstellungsform Stellen oder Abteilungen. Die Stärke der Verbindungslinien gibt die Kommunikationsdauer oder -häufigkeit wieder.